W codziennej pracy biznesowej napotykamy na różne problemy – od usterek w produkcji po nieporozumienia w komunikacji zespołowej. 5 Why to prosta, a zarazem niezwykle efektywna metoda, która pomaga odkryć prawdziwe źródło niepowodzenia i zapobiec jego powtarzaniu się w przyszłości. Dlaczego stawianie kolejnych „dlaczego?” jest tak pomocne i jak wdrożyć tę metodę w praktyce?

Na czym polega metoda 5 Why?

5 Why (z ang. „Pięć razy dlaczego”) to technika analizy przyczyn źródłowych, która została spopularyzowana w ramach Systemu Produkcyjnego Toyoty. Jej istota jest niezwykle prosta: polega na zadawaniu serii pytań „dlaczego?”, aż do momentu, w którym dotrzemy do fundamentu problemu. Praktyka pokazuje, że najczęściej 5 poziomów dociekania wystarcza, by odkryć główne źródło kłopotów, choć liczba ta nie jest regułą – bywa, że potrzeba mniej lub więcej kroków.

Dlaczego warto stosować 5 Why?

Metoda 5 Why od lat cieszy się popularnością w firmach produkcyjnych i usługowych, ponieważ jest łatwa w zastosowaniu i nie wymaga zaawansowanych narzędzi. Jej główne zalety to:

Prostota – wystarczy kartka papieru i odpowiednie pytania, by przeprowadzić rzetelną analizę.
Uniwersalność – może być stosowana praktycznie w każdym obszarze działalności firmy, od produkcji po marketing.
Skoncentrowanie się na przyczynie, a nie na objawach – wiele organizacji leczy tylko symptomy, zamiast usunąć faktyczne źródło problemu.
Zaangażowanie pracowników – pytania „dlaczego?” skłaniają do wspólnej dyskusji i poszukiwania rozwiązań, co zwiększa poczucie współodpowiedzialności.

Jak przeprowadzić analizę 5 Why w praktyce?

Choć sama idea 5 Why jest nieskomplikowana, warto przestrzegać kilku wskazówek, aby analiza przyniosła realne korzyści:

Jasno sformułuj problem
Zaczynając, upewnij się, że wszyscy uczestnicy rozumieją, na czym polega kłopot. Przykładowo: „Reklamacje klientów zwiększyły się o 20% w ostatnim kwartale”.
Zadaj pierwsze „dlaczego?”
Przyczyną może być np. „Nieprawidłowe pakowanie produktów”.
Kontynuuj dociekanie, zadając kolejne „dlaczego?”
Przy drugim pytaniu dowiesz się np.: „Dlaczego nieprawidłowo pakujemy produkty? Bo maszyna do pakowania często się zacina”.
Następne pytania ujawnią m.in. „Dlaczego maszyna się zacina? Bo nie przeprowadzaliśmy regularnej konserwacji”.
Tak dochodzi się do momentu, w którym staje się jasne, jakie działanie naprawcze wprowadzić.
Unikaj obwiniania ludzi
Częstym błędem jest kończenie analizy na „bo pracownik był nieuważny”. 5 Why powinno prowadzić do przyczyn systemowych i procesowych, a nie do poszukiwania „winnych”.
Dokumentuj wnioski
Zanotuj cały ciąg zadawanych pytań i odpowiedzi, aby w przyszłości móc wrócić do rozumowania i sprawdzić, czy wdrożone działania korygujące przyniosły efekt.

Zastosowania metody 5 Why w biznesie

5 Why jest narzędziem niezwykle wszechstronnym. Poniżej kilka przykładowych zastosowań:

Produkcja i kontrola jakości
Jeśli w procesie produkcyjnym często pojawiają się wady lub reklamacje, analiza metodą 5 Why pomaga wyeliminować przyczyny tkwiące np. w sprzęcie, harmonogramie konserwacji czy procedurach obsługi.
Zarządzanie projektami
Opóźnienia w projekcie, przekroczony budżet czy niezadowalające wyniki mogą być skutkiem błędnych założeń lub braków w komunikacji. 5 Why pozwala dojść do prawdziwego źródła problemu i wprowadzić korekty w planach.
Obsługa klienta
Gdy rośnie liczba skarg, analizując kolejne „dlaczego?”, można odkryć, że przyczyną nie jest tylko błąd po stronie konsultanta, ale np. niedopracowany system informatyczny, który uniemożliwia sprawne rozwiązywanie zgłoszeń.

Najczęstsze błędy w stosowaniu 5 Why

Mimo swojej prostoty metoda 5 Why bywa czasem stosowana w niewłaściwy sposób, co prowadzi do płytkich wniosków lub zrzucania winy na konkretną osobę. Oto, czego warto unikać:

Zatrzymywanie się na pierwszej przyczynie
Czasem bywa ona tylko objawem głębszego problemu. Należy konsekwentnie dążyć do fundamentu.
Pomijanie perspektywy ludzi z innych działów
Analiza prowadzona tylko w jednym dziale może nie uwzględnić powiązań międzyfunkcyjnych.
Brak działań korygujących
Nawet jeśli znajdziemy właściwą przyczynę, nic się nie zmieni, jeśli nie wprowadzimy konkretnych rozwiązań.
Szukacie „kto”, a nie „dlaczego”
Skoncentrowanie się na poszukiwaniu osoby odpowiedzialnej paraliżuje szczerość i utrudnia odkrycie prawdziwego źródła.

Podsumowanie

Metoda 5 Why jest jednym z najprostszych i najbardziej efektywnych sposobów na głębokie zrozumienie problemów w organizacji. Jej siła tkwi w prostym, lecz systematycznym zadawaniu pytań „dlaczego?”. Gdy przyzwyczaimy zespół do takiego podejścia, z czasem stanie się ono naturalnym elementem codziennej pracy, pomagając błyskawicznie wychwytywać i eliminować przyczyny różnych nieprawidłowości.

W świecie biznesu, gdzie czas i zasoby są na wagę złota, umiejętność szybkiego docierania do źródła kłopotów to bezcenna przewaga konkurencyjna. Warto więc wykorzystać 5 Why jako narzędzie stałego doskonalenia – proste w użyciu, a przynoszące często zaskakująco dobre rezultaty.